Büroplanung: Erst der Möblierungsplan, dann die Steckdosen

Was ist Büroplanung – und wer plant was?

Büroplanung legt fest, wer wo arbeitet und was dafür an diesem Platz vorhanden sein muss: Fläche, Möbel, Stauraum, Licht, Akustik, Strom und Netzwerk. Daran arbeiten mehrere Beteiligte. Den Grundriss plant der Architekt, die Elektro- und Netzwerkinstallation der Elektroplaner oder der ausführende Betrieb.

Unser Teil ist die Möblierungsplanung. Wir zeichnen in den vorhandenen Grundriss ein, wo Schreibtische, Schränke, Besprechungstische und Drucker stehen. Daraus ergibt sich, wo Steckdosen, Netzwerkdosen und Bodentanks gebraucht werden. Diese Rückmeldung geben wir so früh wie möglich an Bauherr und Elektroplanung weiter.

Möblierungsplanung ist damit etwas anderes als Möbel aussuchen. Wer nur Schreibtische und Stühle bestellt, entscheidet über Farbe und Preis. Die Fragen, die den Alltag bestimmen, bleiben offen: Wie viele Schritte sind es zum Drucker? Wo führt jemand ein vertrauliches Gespräch? Passt der Schrank noch auf, wenn der Stuhl dahinter besetzt ist?

Als Büroausstatter und Objekteinrichter klären wir bei COLLAS Bürowelt deshalb erst die Anordnung und wählen dann die Möbel. Ich selbst komme aus der IT. Mir fällt in einem Büro zuerst auf, wo Netzwerkdosen fehlen und wo Mehrfachsteckdosen unter dem Tisch hängen. Das sind fast immer Spuren einer Einrichtung, die ohne Plan gewachsen ist.

Welche Zeitfresser löst eine gute Büroplanung?

Die meisten Büros sind nicht schlecht geplant, sondern gewachsen. Ein Team kommt dazu, eine Abteilung zieht um, ein Schreibtisch wird dazwischengeschoben. Die Raumaufteilung passt dann nicht mehr zur Arbeit. Vier Stellen fallen dabei besonders oft auf:

Laufwege

Führt der Weg zur Teeküche oder zum Kopierer quer durch den Bereich, in dem konzentriert gearbeitet wird, entsteht dort den ganzen Tag Unruhe. Eine Planung legt Verkehrswege an den Rand und Arbeitsplätze in die ruhigen Ecken.

Standort von Drucker und Kopierer

Ein zentrales Multifunktionssystem gehört dorthin, wo es viele erreichen und wenige hören. Im Büro neben dem Schreibtisch stört es, am Flurende wird es gemieden. Weil wir bei COLLAS auch die Druck- und Kopiersysteme betreuen, zeichnen wir den Gerätestandort gleich in den Möblierungsplan ein und nennen den Netzwerkanschluss, der dort gebraucht wird.

Stauraum

Was täglich gebraucht wird, gehört in Griffweite. Was einmal im Quartal gebraucht wird, gehört ins Archiv oder gleich in ein Dokumentenmanagement-System. Fehlt diese Ordnung, landet alles auf dem Schreibtisch.

Strom und Netzwerk

Tische stehen dort, wo die Dosen sind, statt dort, wo das Licht gut ist. Kabel quer durch den Raum sind dann die Folge und zugleich eine Stolperstelle.

Welche Richtwerte gelten für Büroarbeitsplätze?

Für Büros gibt es klare Vorgaben. Die Arbeitsstättenverordnung (ArbStättV) setzt den Rahmen, die Technischen Regeln für Arbeitsstätten (ASR) nennen die Zahlen dazu. Wer die ASR einhält, kann davon ausgehen, dass die Verordnung erfüllt ist. Die wichtigsten Werte für die Planung:

Die Tabelle fasst die Regeln verkürzt zusammen und ersetzt weder die Gefährdungsbeurteilung noch die Beratung durch Ihre Fachkraft für Arbeitssicherheit. Die vollständigen Texte veröffentlicht die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA).

Akustik und Ergonomie: Wo es im Alltag hakt

Wie wird ein Büro leiser?

Lärm im Büro schädigt nicht das Gehör, er kostet Konzentration. Am stärksten stören verständliche Gespräche, weil das Gehirn unwillkürlich mithört. Dagegen helfen drei Dinge, und zwar in dieser Reihenfolge:

1. Zonen bilden: Vertrieb, Telefonplätze und Besprechungsecken gehören nicht neben die Plätze, an denen gerechnet, programmiert oder geprüft wird.
2. Schall schlucken: Akustikdecken oder Deckensegel, Wandabsorber und Teppich verkürzen den Nachhall. Als grobe Faustformel für den ersten Überschlag gilt: Raumvolumen in m³ geteilt durch zehn ergibt die benötigte Absorberfläche in m².
3. Schall abschirmen: Stellwände, Schränke und Tischaufsätze unterbrechen den direkten Weg von Mund zu Ohr. Für Telefonate und Videokonferenzen sind geschlossene Telefonboxen die sauberste Lösung.

Was gehört zu einem ergonomischen Arbeitsplatz?

Ergonomie beginnt beim Stuhl und hört dort nicht auf. Die Normenreihe DIN EN ISO 9241 verlangt, dass sich der Arbeitsplatz an den Menschen anpassen lässt und nicht umgekehrt. Für die Planung heißt das:

• ein Schreibtisch mit mindestens 80 cm Tiefe, damit der Abstand zum Monitor stimmt
• möglichst ein elektrisch höhenverstellbarer Sitz-Steh-Tisch für den Wechsel der Haltung
• ein Bürodrehstuhl mit einstellbarer Sitzhöhe, Sitztiefe, Lordosenstütze und Armlehnen
• Beinfreiheit unter dem Tisch – der Rollcontainer gehört daneben, nicht darunter

Bei den Möbeln setzen wir auf deutsche Markenhersteller wie Febrü und Dauphin. Der Grund ist praktisch: Wir bekommen dort über Jahre Ersatzteile und können Arbeitsplätze nachbestellen, die zum Bestand passen. Bei einem Büro, das mit dem Unternehmen wachsen soll, ist das mehr wert als der günstigste Einstiegspreis.

„Ein Bürostuhl lässt sich in zehn Minuten tauschen. Eine Netzwerkdose an der falschen Wand bleibt zwanzig Jahre dort. Deshalb gehört der Möblierungsplan auf den Tisch, bevor der Elektriker anfängt." – Sebastian Ussar, Assistent der Geschäftsleitung, COLLAS Bürowelt

Neubau, Umzug, Homeoffice: Wann planen?

Bei Neubau und Umzug: so früh wie möglich, spätestens bevor die Elektro- und Netzwerkplanung abgeschlossen ist. Steht fest, wo Schreibtische, Besprechungstische und Drucker stehen, lassen sich Bodentanks, Steckdosen, Netzwerkdosen und WLAN-Zugangspunkte passend setzen. Die Installation planen und bauen andere. Wir liefern dafür die Vorgabe: den Möblierungsplan und eine Liste, an welcher Stelle welcher Anschluss gebraucht wird. Später heißt jede Änderung: Boden öffnen oder Kabelkanal an die Wand.

Im bestehenden Büro: immer dann, wenn sich die Arbeit ändert. Typische Anlässe sind ein wachsendes Team, die Einführung von Homeoffice-Tagen oder der Wechsel von Papierakten zu digitalen Abläufen. Wer ohnehin an zwei Tagen pro Woche zu Hause arbeitet, braucht im Büro vielleicht keinen festen Platz mehr, dafür aber ein Schließfach und einen ruhigen Raum für Videokonferenzen. In der Planungspraxis ist bei solchen Desk-Sharing-Modellen eine Quote von rund 0,8 verbreitet, also acht Arbeitsplätze für zehn Beschäftigte. Ob das passt, zeigt nur ein Blick auf die tatsächliche Anwesenheit.

Im Homeoffice: Auch der Arbeitsplatz zu Hause verdient eine Planung im Kleinen. Rechtlich kommt es auf die Form an. Für fest vereinbarte Telearbeitsplätze nach § 2 Abs. 7 ArbStättV gelten Teile der Arbeitsstättenverordnung, für mobiles Arbeiten nicht. Das Arbeitsschutzgesetz gilt in beiden Fällen. Praktisch gilt dasselbe wie im Büro: ein Tisch in der richtigen Höhe, ein einstellbarer Stuhl, Licht von der Seite.

Was kostet schlechte Planung?

Die Kosten eines schlecht geplanten Büros stehen auf keiner Rechnung. Sie zeigen sich in Fehltagen und in Arbeit, die langsamer vorangeht als nötig.

Die Bundesanstalt für Arbeitsschutz und Arbeitsmedizin (BAuA) beziffert für das Jahr 2023 im Schnitt 21,0 Arbeitsunfähigkeitstage je Arbeitnehmer, bundesweit 886,2 Millionen Tage. Den Produktionsausfall schätzt sie auf 128 Milliarden Euro. Das sind rechnerisch rund 144 Euro Lohnkosten je Ausfalltag. Zu den größten Posten zählen Muskel-Skelett-Erkrankungen, Atemwegserkrankungen und psychische Erkrankungen.

Ein Schreibtisch heilt keinen Bandscheibenvorfall, und eine Akustikdecke ersetzt keine gute Führung. Aber Sitzhaltung, Raumluft und Dauerlärm sind genau die Faktoren, die sich mit einer Planung beeinflussen lassen. Für Betriebe im Raum Landshut kommt ein zweiter Punkt hinzu: Wer Fachkräfte sucht, zeigt Bewerberinnen und Bewerbern beim Rundgang auch den künftigen Arbeitsplatz. Der Eindruck bleibt hängen.

Wie läuft die Möblierungsplanung mit COLLAS ab?

Die Möblierungsplanung folgt bei uns sechs Schritten. Je nach Größe des Projekts dauert das wenige Tage oder begleitet einen Neubau über Monate.

1. Bedarf klären: Wer arbeitet wie? Wer telefoniert viel, wer braucht Ruhe, wer ist selten da? Fragen Sie dazu Ihre Mitarbeitenden. Ein Raumkonzept, das von oben verordnet wird, stößt erfahrungsgemäß auf Widerstand.
2. Aufmaß vor Ort: Wir sehen uns die Räume an: Fenster, Türen, Heizkörper, Anschlüsse, Lichtverhältnisse. Bei Neubauten arbeiten wir mit dem Grundriss des Architekten.
3. Möblierungsplan erstellen: Sie erhalten einen maßstäblichen Möblierungsplan mit Zonen, Bewegungsflächen und Gerätestandorten.
4. Rückmeldung zur Elektroinstallation: Aus dem Plan leiten wir ab, wo Strom- und Netzwerkanschlüsse sitzen müssen, und geben das an Sie und Ihren Elektroplaner weiter – möglichst bevor Leitungen verlegt sind.
5. Möbel und Technik auswählen: Erst jetzt geht es um Tische, Stühle, Schränke und Akustikelemente – und um Drucker, Netzwerk und Arbeitsplatz-IT, die wir als Systemhaus mit abdecken.
6. Liefern und aufbauen: Unser Team liefert, montiert und richtet ein. Bei Fragen danach haben Sie einen Ansprechpartner in Essenbach.

Häufige Fragen zur Büroplanung

Was gehört zu einer Büroplanung?

Zur Büroplanung gehören Grundriss, Elektro- und Netzwerkinstallation, Möblierung, Akustik und Licht. Den Grundriss plant der Architekt, die Installation der Elektroplaner. Ein Büroausstatter wie COLLAS plant die Möblierung und leitet daraus ab, wo Steckdosen und Netzwerkdosen sitzen müssen.

Wie viel Platz braucht ein Büroarbeitsplatz?

Die Technische Regel ASR A1.2 nennt als Richtwert 8 bis 10 m² je Arbeitsplatz in Zellenbüros und 12 bis 15 m² in Großraumbüros, jeweils einschließlich Möbeln und anteiliger Verkehrsfläche. Am Arbeitsplatz selbst muss eine freie Bewegungsfläche von mindestens 1,50 m² bleiben.

Wann sollte man bei einem Neubau oder Umzug mit der Büroplanung beginnen?

Bevor die Elektro- und Netzwerkplanung abgeschlossen ist. Steht fest, wo Schreibtische, Besprechungstische und Drucker stehen, lassen sich Bodentanks, Steckdosen und Netzwerkdosen passend setzen. Nachträgliche Änderungen sind deutlich aufwendiger.

Gilt die Arbeitsstättenverordnung auch im Homeoffice?

Für fest vereinbarte Telearbeitsplätze nach § 2 Abs. 7 ArbStättV gelten Teile der Arbeitsstättenverordnung. Für mobiles Arbeiten gilt sie nicht, das Arbeitsschutzgesetz und das Arbeitszeitgesetz gelten aber weiterhin. Ergonomisch sinnvoll sind ein passender Tisch, ein einstellbarer Stuhl und gutes Licht in beiden Fällen.

Lohnt sich eine Büroplanung auch für kleine Büros?

Ja. Gerade auf wenig Fläche entscheidet die Anordnung darüber, ob Bewegungsflächen, Stauraum und ein ruhiger Platz zum Telefonieren überhaupt unterzubringen sind. Ein maßstäblicher Möblierungsplan zeigt das, bevor Möbel bestellt werden.